手書きの勤怠が重くなる原因¶
出退勤の記録が紙でも、勤務形態が単純なら集計できることはあります。難しくなるのは、早番・遅番・夜勤、休日勤務、職員ごとに異なる手当などを、記入された時刻から人が判断し直すときです。誰が何を確認するかが曖昧なまま紙を電子化しても、例外の照合は残ります。さらに、月末に初めて記入漏れを発見すると、本人への確認と給与締めの作業が同時に発生します。現場の記録方法と事務側の計算ルールを一緒に見直す必要があります。
公的事例：介護施設が実際に変えたこと¶
中小企業基盤整備機構「ここからアプリ」の2025年11月26日公開事例では、大分県の介護施設が手書き勤怠を見直しています。事例の対象は3施設、職員計70名です。資格や夜勤、土日勤務に応じた手当が異なり、事務長の集計負担が大きいことが出発点でした。施設側はAIによるシフト作成も検討しましたが、既存システムの改良だけでは難しいと判断し、新しい勤怠管理システムの導入を選んでいます。
導入前には、部署ごとの就業パターン約50種類をExcelで整理して導入支援会社へ送り、設定に反映しました。導入した製品は資料に「クロノスPerformance」と明記されています。運用初期には打刻忘れや入力済みか分からないという声があり、確認と再入力の手間も発生しました。その後、職員から手書きがなくなって楽になったという声が出て、事務長は他業務に時間を使えるようになったと述べています。資料には勤怠集計の削減時間や削減率は示されていません。なお、給与計算ソフトとのデータ連携には改善課題が残っています。
当社からの実践提案：3段階で運用を設計する¶
以下は公開事例の導入手順そのものではなく、エイデックマネジメントからの実践提案です。職員数や勤務区分、現在の給与計算方法によって必要な設定は変わります。システム名を先に決めるより、月末に人が判断している箇所を見えるようにします。
1．勤務区分と例外を台帳にする¶
施設管理者と給与担当者で、現在の出勤簿と給与明細を突き合わせます。Excelなどの共有台帳に「部署、勤務区分、所定時間、休憩、夜勤の扱い、手当の条件、承認者、適用開始日」を一行ずつ記録します。個人の賃金額はこの確認用台帳に載せず、必要な担当者だけが閲覧できる別の管理場所に置きます。就業規則や雇用条件と食い違う区分は、設定前に責任者へ確認します。
2．打刻から締めまでの担当を決める¶
職員は勤務のたびに打刻し、本人が当日中に記録を確認します。打刻漏れは本人が理由を添えて申請し、直属の管理者が翌勤務日までを目安に確認する流れを決めます。給与担当者は月末に初めて全件を直すのではなく、週ごとに未承認・例外の一覧を点検します。夜勤をまたぐ勤務や急な交代は、実際の記録と承認履歴が追えるようにしておきます。運用開始直後は紙との並行確認期間を設け、入力漏れの傾向を見ます。
3．給与への受け渡しを試験する¶
導入候補の勤怠システムから出力できる項目と、給与ソフトが取り込める項目を一覧にします。「職員番号、対象期間、通常時間、夜勤、休日、休暇」などをサンプル数件で照合し、結果を給与担当者が承認してから本番の締め処理に使います。自動連携ができない場合は、CSVの出力・取り込みと差分確認を正式な手順として残します。連携が難しいことは失敗ではなく、手入力がどこまで残るかを費用判断に入れるための情報です。
費用・情報管理・定着で確認すること¶
製品費用だけでなく、初期設定、打刻端末、職員への説明、運用中の問い合わせ、給与連携の改修費まで見積もります。補助金は事例企業が活用した事実ですが、現在の制度や自社の対象可否は別途確認が必要です。職員の勤怠は個人情報です。閲覧権限は本人・管理者・給与担当者など必要な範囲に絞り、退職や異動時の権限変更、保存期間、誤入力の修正履歴も決めます。現場にスマートフォンがない、通信が不安定などの条件があれば、共用端末やオフライン時の代替手順も先に検討します。
自社で整える範囲と相談先¶
最初に集めたいのは、現在の出勤簿、勤務区分の一覧、手当の判断ルール、給与ソフトへ渡す項目です。これが揃うと、現場は毎日の記録と漏れの修正、管理者は例外の承認、給与担当者は確認済みデータの締め処理に役割を分けやすくなります。システム導入後も、打刻漏れの確認と給与連携の照合は人が担います。勤務パターンが複雑な職場ほど、設定の前に運用を描くことが大切です。
エイデックマネジメントでは、勤務区分の整理、打刻・承認ルール、給与への受け渡し方を一緒に設計できます。自社の集計で困っている箇所はお問い合わせフォームからお聞かせください。
出典¶
中小企業基盤整備機構「ここからアプリ」：IT導入補助金を活用した勤怠管理システムの導入で、事務負担を軽減（2025年11月26日公開、2026年11月9日確認）。事例の企業名は本文で伏せています。
