「共有」と「所有」は別¶
Googleドライブでは、作成・アップロードした人がファイルのオーナーです。一方、共有ドライブ内のファイルは個人ではなくチームが所有し、メンバーが離れてもその場所に残ります。なお、フォルダのオーナーを変えるだけでは、中のファイルのオーナーまで変わりません。
Google Workspaceを組織で管理している場合、管理者は条件を満たせば、退職者が所有するドライブのファイルを組織内の別のユーザーへ移管できます。移管先には、有効なアカウント、十分な保存容量、ドライブの利用設定などが必要です。管理操作にはドライブとドキュメントの管理者権限も必要です。
退職前に確認したい、資料の引き継ぎ方¶
ここからは当社の実務提案です。退職手続きを始める前に、まず「その人が休むと明日の仕事で困る資料」を挙げてみてください。予約一覧、シフト表、仕入先の連絡先などです。それぞれについて、現在のオーナー、保存場所、引き継ぐ担当者を確認します。
次に、チームで継続して使う資料は共有ドライブに置けるか検討します。共有ドライブを利用しない場合は、必要なファイルの所有権移管を管理者と進めます。最後に、引き継いだ担当者が実際にファイルを開き、更新できるかまで試します。「リンクが残っている」だけで完了としないことが大切です。
アカウントの削除前に移管を済ませる¶
アカウントを先に削除してしまった場合、Googleが案内する復元可能期間は削除後20日以内です。ただし、復元にはライセンスなどの条件があり、20日を引き継ぎ作業の猶予として当てにすべきではありません。資料の確認・移管は削除前に済ませましょう。
この記事は、Google Workspaceでスタッフの資料を管理する事業者向けです。管理者による所有権移管の可否は、アカウントの状態・権限・契約環境によります。制度申請の締切はありません。
共有場所と引き継ぎ手順の整理から¶
Google Workspaceの導入や、共有場所・権限・引き継ぎ手順の整理は、エイデックマネジメントへのお問い合わせからご相談いただけます。まず一つの業務用フォルダから、現場で続けられる方法を考えます。
出典・確認日¶
2026年10月18日確認。Googleの公式資料に基づく説明と、当社の実務提案を分けて記載しています。
